Svedoci smo da su protekle tri godine bile revolucionarne u oblasti zaštite podataka. Uvedene su brojne novine, koje su promenile pejzaž poslovanja i nametnule nove standarde. Kada obrađujete informacije kao što su ime, prezime, adresu, matični broj svog zaposlenog, njegovu visinu zarade, broj dana godišnjeg odmora, podatke o njegovom zdravstvenom stanju, morate biti svesni da obrađujete podatke o ličnosti, od kojih su neki posebno osetljivi i kao takvi moraju imati poseban tretman. Kada tome dodate službene i privatne imejl adrese, elektronsku prepisku, video nadzor, onda takva obrada poprima jedan prilično širok kontekst čije pokrivanje internim pravilima i procedurama često predstavlja izazov i iskusnim pravnicima.Zaštita podataka o ličnosti u kontekstu radnog prava podrazumeva dvojak pristup, gde se izdvaja zaštita podataka samog zaposlenog u odnosu na poslodavca odnosno druge zaposlene, kao i treća lica, ali je podjednako bitan i pristup gde se zaposlenima nameće obaveza i odgovornost da podatke o ličnosti klijenata ili svojih kolega tretiraju na zakonom propisan način.
HR sektor se svakodnevno susreće sa bogatstvom podataka – od CV – eva potencijalnih zaposlenih, ugovora sa zaposlenima, medicinskih izveštaja i rezultata procena zaposlenih. Svaki od ovih dokumenata sadrži osetljive informacije koje moraju biti tretirane sa najvećim stepenom pažnje i odgovornosti:
- Regrutacija: Prikupljanje podataka o kandidatima je prva faza gde se susrećemo sa izazovima zaštite. Kako osigurati da su svi podaci kandidata sigurno pohranjeni, a nakon određenog vremena i propisno uništeni ako kandidat nije izabran?
- Evaluacija: Prilikom procene zaposlenih, HR menadžeri često koriste digitalne alate koji generišu detaljne izveštaje. Osim što moraju biti sigurni da su ti alati u skladu sa regulativama, postoji potreba za obukom zaposlenih kako da tumače i čuvaju rezultate.
- Razvoj zaposlenih: Kursevi, obuke, seminari – sve ovo zahteva razmenu podataka između zaposlenog, HR službe i treće strane koja pruža obuku. Gde su granice podeljenih informacija i kako ih zaštititi?
- Redovna obrada podataka zaposlenih: Vođenje evidencija, personalnih dosijea radnika, sastavljanje i potpisivanje pojedinačnih i opštih akata, predstavljaju sastavni deo usklađivanja sa Zakonom o zaštiti podataka o ličnosti zaposlenih.
Pravne službe: Prvi branik od regulatornih izazova
U složenom zakonodavnom okruženju, pravne službe postaju nezaobilazne u tumačenju i implementaciji zakona o zaštiti podataka. Prepoznavanje potencijalnih rizika nije samo pitanje zakonodavstva. Pitanje je razumevanja kako se poslovanje odvija, gde su tačke na kojima podaci mogu biti izloženi i kako se to može sprečiti. Tumačenje zakonskih odredbi: Zakoni se često menjaju i evoluiraju. Pravne službe moraju biti korak ispred, razumevajući ne samo trenutne odredbe, već i buduće promene.
Administrativna služba: Poslednja linija odbrane
Administrativna služba je često ona koja je na prvoj liniji kad su u pitanju praktične primene procedura zaštite podataka. Oni su ključna karika u procesu, osiguravajući da svaka informacija koja ulazi ili izlazi iz preduzeća bude sigurna.
- Komunikacija sa spoljnim svetom: Svaki e-mail, svaka pošiljka, svaki telefonski poziv je potencijalna tačka rizika. Obuka zaposlenih u administrativnoj službi je ključna kako bi prepoznali i sprečili potencijalne pretnje.
- Digitalna infrastruktura: Sve više podataka je digitalizovano. Administrativna služba mora raditi u saradnji sa IT sektorom kako bi osigurala da su svi sistemi ažurirani i bezbedni.
Kroz ovaj seminar, pružićemo detaljne odgovore i rešenja za svaku od ovih oblasti, pomažući vašim timovima da budu informisani, spremni i sigurni.
